✅ Así se crean los portales de cliente en Notion
Lo que tienes que hacer y, sobretodo lo que NO tienes que hacer cuando hagas portales de cliente.
Esta ha sido una semana muy de emprendedor. Nos han dado una noticia fantástica que pronto podré compartir por aquí. Y como no puede ser todo perfecto, también nos han dado noticias menos divertidas.
Así funciona esto.
Never too low, never too high.
Durante la semana, hemos tenido varias reuniones en las que hemos tenido que tratar el tema de los portales del cliente en Notion. Es un tema fantástico, así que como me lo he tenido que volver a repasar a fondo esta semana, te lo comparto también para que lo tengas claro.
✅ ¿Por qué deberías tener portales de cliente?
Crear un portal con tu cliente para que pueda ver todo lo que está sucediendo en el proyecto es fundamental. En mi opinión, ahí te van algunas de las razones por las que me gustan los portales de cliente:
1️⃣ Mayor transparencia: aquí no hay trampa ni cartón. Lo habitual en un portal del cliente es que tengas un timeline concreto en el que vayas a ir cumpliendo los hitos que os hayáis marcado de acuerdo con el alcance del proyecto.
2️⃣ Colaboración eficiente y centralizada: la tendencia que todos tenemos es escribir correos y enviar excels como si no hubiera un mañana. Un error que nos hace i) parecer novatos; y ii) perder mucho tiempo.
3️⃣ Mejora de la experiencia cliente: según ICX Consulting (y estamos de acuerdo), un buen portal del cliente ayuda a tener claras las expectativas, mejorar la comunicación y a fidelizar al cliente.
En otras palabras, si eres un prestador de servicios, ya te puedes poner a hacer portales de cliente como loco/a.
❌ NO hagas esto en tu portal del cliente
¿No me acabas de decir que me ponga a hacer portales del cliente?
Correcto.
Pero como me importas, te voy a dar algunos trucos para que no la cagues. No te va a hacer ninguna gracia pasarte un par de horas diseñando un portal que nadie consulta.
Ahí te van algunas recomendaciones:
No añadas demasiado detalle — A tu cliente no le va a importar. Lo que le importa es el resultado.
Simplicidad ante todo — Olvídate de portales complicados con muchas vistas y muchas páginas. En cuanto tenga la mínima fricción, abandonará el portal y no verá la información que tú querías.
Seguir la comunicación por email — Lo sé. Muy contraituitivo pero lo único que nos ha funcionado. Si se lo ponemos demasiado fácil por correo electrónico, no va a hacer el esfuerzo de ir a consultar el portal.
Buscar demasiada interacción con el cliente — si el cliente puede contestar comentarios y subir archivos con un formulario es suficiente. Más allá de eso, no te va a funcionar en el 80% de los casos.
Ahora que lo tenemos mucho más claro, vamos a ver cómo lo aterrizamos todo en Notion.
Hacer portales del cliente en Notion
Lo voy a decir claro. La falta de permisos granulares en Notion hace imposible tener un portal del cliente automatizado de forma nativa.
Para automatizarlo, tendrías que irte con terceras herramientas como Relay, Make o Softr.
Entonces, ¿qué es lo que tenemos que hacer?
Primero de todo, trabajar con bases de datos centralizadas. Te puede parecer una buena idea (y no lo es) tener una base de datos por cliente.
El problema viene después cuando creces y tienes 20 bases de datos de proyectos y tu equipo es incapaz de gestionarlas. Más allá de eso, te va a ser muy complicado después poder obtener métricas importantes sobre la carga de trabajo, y el cumplimiento de plazos de tus proyecto, entre otras métricas importantes.
En otras palabras, crea una base de datos de proyectos, tareas, reuniones, clientes y lo que necesites para uso interno. Recuerda que Notion es para mejorar las operaciones internas de tu empresa y mejorar la colaboración de tu equipo.
Cuando tengas ese tronco común, crea una plantilla de portal del cliente con una estructura simple priorizando el uso de Tablas simples para no sobrecargar nuestro sistema de bases de datos inútiles. En el caso que necesites imperativamente un timeline entonces pùedes crear una base de datos inline.
No te olvides de poner bien el nombre de la base de datos inline que vayas a crear para no confundirte con las otras que vayas a ir creando.
Sí, es un proceso manual. A menos que decidas automatizarlo. Si no tienes muchos clientes y solo vas a compartir una visión macro del proyecto, no te merece la pena automatizarlo.
Comparte la página y listo.
Ya tienes un portal del cliente en Notion. En un momento, tendrás un sistema sencillo y potente como los que enseñamos en el Curso de Notion para Emprendedores.
🆕 Novedades de Notion
La API de Notion permite la subida de archivos — esto abre un mundo de posibilidades que serás capaz de desbloquear si has hecho el Curso de Automatizaciones.
Con la subida de precios de Notion, nos han llegado varias preguntas al correo esta semana así que hemos decidido hacerte esta guía sobre los nuevos planes de precio.
📹 Crea portales del cliente con Softr y Notion
Aprovechando que el Pisuerga pasa por Valladolid, te dejo este vídeo que grabamos hace unos meses en el que enseñamos (muy rápido) cómo crear portales del cliente.
Muy interesante. Efectivamente invertí una cantidad absurda de horas para que mis clientes lo vieran todo en detalle. La conclusión es que con un email cada viernes de como vamos ya van sobrados 😂 les da pereza entrar en un portal aunque sea más bonito.
Supongo que para proyectos más largos sí que tiene sentido para no perder la foto global.