Exprimir el ROI al máximo

Experiencia con un cliente que por querer hacer demasiado, ha tenido que dar un paso atrás en cómo usa Notion con su equipo.

abr 13, 2025

Hoy te escribo desde el Taiwan High Speed Rail de camino a Tainan, la antigua capital de Taiwán conocida principalmente por ser un paraíso gastronómico.

No te preocupes que lo comprobaremos.

Empezando por una pequeña nota personal. Está siendo una semana intensa. Combinar viaje y trabajo no es fácil. Nada que merece la pena lo es. Además, no estamos en cualquier semana sino en una semana de pre-lanzamiento del Curso de Notion para emprendedores. Lo cual, nos pone aún más un poquito de presión si cabe.

Esta semana, te vamos a contar una experiencia real de uno de nuestros clientes para que estamos seguros que te va a servir de ayuda.

¡Vamos allá!

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Tras finalizar nuestro servicio de consultoría, siempre ofrecemos al cliente la posibilidad de seguir acompañándolos y dándoles soporte mensual.

Varios clientes eligen esta opción y llevamos trabajando con ellos años.

Por el contrario, otros prefieren cerrar la intervención, volar con sus propias alas y un porcentaje muy elevado (a ojo de buen cubero, un 60%) acaban volviendo meses más tarde.

Y esto es lo que nos pasó hace unas 3 semanas con un cliente que nos encanta y que trabajamos con ellos a inicios de 2024.

No puedes correr antes de caminar

Tras meses de uso, se han dado cuenta de que habían querido añadir demasiados flujos a Notion. Encontrándose los siguientes problemas:

No todo el equipo completa bien la información en Notion
El equipo se abruma al haber creado tantas tareas automáticas
Los datos no son fiables para el Top Management

¿Es esto un problema de Notion?

Por supuesto que no, y ellos lo saben bien puesto que quieren seguir utilizando esta herramienta que consideran (con buen criterio) la mejor.

De hecho, tras haber vuelto a entrar en su espacio de trabajo, tenemos un Notion a dos velocidades:

Los sistemas importantes que funcionan de lujo (Facturas, CRM, Proyectos) porque el equipo de Management ha puesto mucho hincapié en que esta información tiene que estar perfecta.
Sistemas secundarios que son brutales pero que requieren que se utilicen bien para que funcionen (RRHH, Marketing…etc).

Hecho el diagnóstico, es importante volver un poco atrás y entender por qué hemos llegado a esta situación.

Hacerlo simple es difícil

Cuando estoy en RRSS y veo publicaciones con automatizaciones muy complicadas o sistemas en Notion muy aesthetic y cargados, me genera muchas ganas de tener algo parecido.

Productivity Prn* en su máxima expresión.

Lo que no te cuentan los creadores es que estos sistemas tan complicados tienen que:

Alimentarse
Mantenerlos constantemente por si hay errores
Actualizarse

Y como todos somos humanos, vamos a tener una tendencia inherente a complicarnos la vida y a querer añadir más y más funcionalidades.

No importa que (en nuestro rol de consultores) le hubiéramos dicho al cliente que esto es mejor que lo dejara para más tarde. Sus incentivos en ese momento son de exprimirte el máximo posible para tratar de maximizar su ROI. Aunque haciéndolo se esté equivocando y acabe perdiendo más tiempo y teniendo que invertir más dinero.

Concretamente, los errores que se cometieron en este caso fueron los siguientes:

Se crearon sistemas teniendo en cuenta un montón de excepciones.
Se automatizaron demasiadas tareas que, desde el principio, dijimos que no hacían falta tantas tareas. Que eso después alguien lo tiene que ir actualizando.
Se crearon demasiados gráficos. Que como no se rellena la información, no están tirando la buena data.
Se crearon demasiadas propiedades en BBDD claves que han resultado ser innecesarias como ya habíamos anticipado anteriormente.
No seguir dando un seguimiento a la adopción de la herramienta.

Este es un ejemplo concreto que te estamos regalando en esta edición pero es algo muy común que nos sucede en el 80% de proyectos.

Añadir una nueva columna en Notion siempre es más sencillo que parar 1 minuto a pensar dónde debo colocar este dato.

¿Cómo vamos a solucionar este percal?

Cuando ya hemos llegado a esta situación, estamos en un momento ideal para mejorar.

El cliente se ha dado cuenta que Notion es increíble pero que tiene que:

Simplificarlo
Usarlo bien

Ahora nuestro trabajo va a ser limpiar las bases de datos y hacer un análisis en profundidad de cuáles son las propiedades que debemos mantener. Además de eliminar las páginas que no se usen así como los gráficos que hayamos observado que no tienen una gran incidencia.

Una vez hecho esto, hay que volver a enfatizar y seguir educando al equipo de la importancia de rellenar bien la información.

Aunque, muy a mi pesar, tengo que decir que hemos observado la importancia de que el top management dé directrices claras y estrictas de que se debe completar la información en Notion y utilizarlo.

En caso contrario, habrán personas del equipo que siempre encontrarán excusas para no hacerlo. Me encantaría decirte lo contrario pero hay que tener en cuenta que siempre hay personas más resistentes al cambio que otras.

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Querer empezar gestionando muchos sistemas en Notion al mismo tiempo puede resultar contraproductivo. Sobretodo, si aún no tienes la suficiente experiencia utilizando el programa.

Crear demasiadas propiedades en tus bases de datos va a maximizar las posibilidades de que no se completen. Y como ya has entendido, si no completas la información, los datos que vas a obtener te van a servir de bien poco.

Acabo esta edición recordándote que la preventa del Curso de Notion para emprendedores y su correspondiente descuento del 25% hasta el domingo 13 de abril hasta las 23h59 (CEST).

Aprenderás a crear sistemas en Notion sencillos y que funcionan.

Apuntarse al curso

⚽️🦶Cortita y al pie

📧 Esta semana Notion se hace grande y lanza su 3ª herramienta: Notion Mail. Te estaremos publicando un vídeo. Así que, atento/a al canal de YouTube.
🤖 Notion ha lanzado su MCP (Model Context Protocol). Esto abre unas puertas enormes para poder interactuar con tu data en Notion. Información importante: para que funcione, hay que tener un Notion como dios manda. No un desorden absoluto.
📅 La 2ª edición del Make with Notion ya tiene fecha y será en septiembre en San Francisco. Por la situación política, no asistiremos este año. Pero… quizás se viene watch party. ¿Te apuntarías?

🤓 Leído en Substack

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Si todo va bien, en unos meses estaremos en Japón y me ha encantado el post sobre los konbinis. Obsessed es poco.

Esto es todo por esta semana.

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Hasta el próximo domingo.