🫢 Los sistemas de Notion de nuestros clientes
Casos de uso reales de Notion y el lanzamiento de Notion Mail
Ha sido una semana intensa y muy positiva:
👉 Ha salido Notion Mail, llevábamos probándolo en Alpha desde octubre y tenemos que decir que ha mejorado mucho.
👉 Ya hemos iniciado la 1ª semana del Curso de Notion para emprendedores (al que te puedes seguir apuntando).
👉 Estamos aprovechando para desconectar (de verdad) unos días en El Nido, Filipinas 🇵🇭. Desde que fundamos NOXEN en 2021 casi no lo habíamos hecho y nos hacía mucha falta.
Y, a pesar de ser Semana Santa, no hemos querido perder la oportunidad de que tengas algo interesante (o eso espero) que leer con tu cafecito durante el domingo de resurrección.
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En la edición de la semana pasada, exploramos lo contraproducente que suele intentar empezar a correr sin haber antes aprendido a andar.
Por supuesto, en términos de Notion y su implementación para equipos.
Así que, esta semana vamos a hablar de cosas positivas y te vamos a explicar (muy brevemente) algunos de los sistemas que hemos creado para nuestros clientes más recientes.
La idea es que:
Que veas la suerte que tenemos de trabajar con clientes de tantas industrias diferentes 🤣
Desmentir la falsa creencia de que un ERP específico es siempre mejor que Notion. La clave como siempre está en el depende.
Que puedas inspirarte de algunos de los casos de uso para que lo apliques en tu negocio.
Casos de uso específicos
Te voy a dar pinceladas muy cortas de lo que son estos sistemas. Aunque siempre intentamos simplificar al máximo, algunos son complejos y me harían falta varias ediciones para explicártelos.
Si quieres que podamos detallar alguno en específico, nos lo dejas en comentarios y lo valoramos 😁.
#1 - Empresa sevillana de apartamentos turísticos 🇪🇸 (+- 300 apartamentos en cartera)
→ ⁉️ Problema - la gestión de incidencias y de tareas del resto del equipo (marketing, operaciones…etc) se estaba haciendo entre Trello y varios (muchos excels).
El equipo directivo (con razón) pensó que en Notion iban a poder obtener i) mejores datos para analizar los tipos de incidencias; ii) mejor gestión del trabajo de equipo.
→ ✅ Solución - poniendo el apartamento en el centro de todo, se ha creado un sistema desde el cual se puede todo lo que sucede en cada uno de los apartamentos (incidencias, tareas relacionadas, información del propietario…etc). Centralizando toda esta información se ha conseguido que el equipo directivo haya podido tener una visión global.
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#2 Empresa española de gestión de eventos 🇪🇸 (+50 eventos previstos para este verano)
→ ⁉️ Problema - organizar eventos es la hostia de difícil. Tienes que tener los artistas, el venue, gestionar un montón de proveedores, cuestiones legales (ambulancias…etc), vender las entradas del evento…
Ya te puedes imaginar la cantidad de workflows y la cantidad de tareas que tienen qure gestionar esta gente desde que tienen la idea del evento hasta el día que se hace e incluso lo que queda después por hacer.
→ ✅ Solución - poniendo el evento en el centro y tratándolo como proyecto al cual relacionamos las siguientes BBDD:
Tareas de organización (para ver el progreso en tiempo real de cómo avanza la organización)
Presupuestos de proveedores
Artistas
Invitados
Documentos (contratos, pólizas de seguro…)
Gastos e ingresos relacionados al evento
De esta manera tenemos, por un lado la visión de túnel en la cual vemos toda la información relacionada al evento específico. Y también podemos tener una visión global de todos los proveedores, artistas, gastos…etc.
#3 - Scale up mexicana 🇲🇽 conocida como el “Netflix para médicos”
→ ⁉️ Problema - esta empresa tiene 2 líneas de negocio —su plataforma, y sus servicios de producción de vídeos médicos para clientes como Pfizer…etc—
Al tener 2 líneas de negocio, es fundamental gestionar por una parte, todo lo relacionado con las producciones que tienen que hacer tanto para la plataforma como pedidos específicos. Y, por otra parte, gestionar toda la parte de prestación de servicios (venta, facturación, gestión del proyecto, entre otros).
→ ✅ Solución - lo primero fue crear un sistema de gestión de la producción robusto con varias etapas (pre-producción, grabación y post-producción). En este caso, no era suficiente un simple sistema sino que hacía falta tener en consideración muchas especificidades.
Tras haber hecho este sistema de gestión de la producción, creamos otros sistemas específicos más comunes (CRM, gestión de proyectos, gestión de la facturación…etc).
#4 - Holding de EEUU 🇺🇸 con una facturación anual de +35 millones de USD
→ ⁉️ Problema - esta holding cuenta con 2 empresas y hasta ahora ambas utilizaban herramientas completamente diferentes. Se hizo una inversión muy fuerte por Notion para consolidar las herramientas de ambas empresas.
Una de ellas, llevaba su gestión prácticamente global en Monday y la otra, era un poco caos entre Excel y otras herramientas.
→ ✅ Solución - teniendo en cuenta la magnitud de la empresa, es un proyecto que estamos trabajando desde hace algo más de 1 año y que lo estamos llevando a cabo por etapas. En primer lugar, subimos al equipo de marketing a Notion y déjame decirte que menudo equipazo y que manera de gestionar la cantidad ingente de trabajo que tienen.
Ahora ya hemos pasado a otros equipos como el de desarrollo, recursos humanos…etc. Para cada uno, lo que vamos haciendo es replicando (de forma similar) lo que tenían para intentar minimizar la adopción. Y, posteriormente, ir iterando cuando ya le van agarrando el tranquillo a Notion.
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Como no quiero hacer demasiado larga esta edición, lo vamos a dejar en 4 ejemplos.
Quería hacer 10, pero como me enrollo como las persianas no ha podido ser.
Si te ha gustado esta edición, nos dejas un Me gusta y/o un comentario y nos planteamos hacer una parte 2.
Y si tienes una empresa y te apetece que te ayudemos, tienes nuestros servicios en la web.
📹 Notion Mail acaba de salir para todo/as
En este vídeo, te explicamos lo que tienes que saber de Notion Mail de antemano y también analizamos las 4 funcionalidades principales.
💌 Leído en Substack
Siempre he sido una persona a la que le cuesta infinito ser constante —principalmente porque odio la rutina —. Al leer este post, he entendido un poco mejor por qué me pasa esto y algunas técnicas que pienso aplicar desde ya.
Me encanta la gastronomía y siempre he soñado con escribir sobre ello más allá de mis reseñas en Notion que tengo como decenas. Y me ha encantado este post sobre narrativa gastronómica, sobre todo el ejemplo de Nadiya de la que he visto muchos muchos episodios.
El tiempo. Eso tan importante y a lo que nos cuesta dársela. E incluso peor, algo que muchos no valoran el de los demás. Este post, nos ha hecho seguir profundizando la reflexión sobre un tema sobre el que me paso mucho tiempo (válgase la redundancia) pensando.
Esto es todo por este domingo.
¡Nos leemos pronto!
Claro que queremos casos reales. Muy chulo ver aplicaciones reales.
Coincido que lo que me gusta es la cantidad de negocios diferentes que vemos en nuestro trabajo :)
Me gusta leer sobre casos reales