🥶 Perdimos un cliente
Una edición de build in public para que aprendas de nuestros errores y los puedas aplicar en tu próximo proyecto
Amour Chauds
Así se llama la cafetería desde la que me encanta trabajar en Lyon.
De vuelta en casa (ya por fin) y aunque sea por algo más de 1 mes antes de ir al Make with Notion en San Francisco, volver a lo conocido nos ha sentado genial y nos ha ayudado a volver a sentar las bases
Hablando de sentar las bases, hoy vengo a escribirte una edición de build in public.
Concretamente, vengo a contarte que perdimos a un cliente y qué me enseñó sobre dónde estaba fallando.
La parte menos cool de los negocios
En Julio, finalizó un contrato de soporte que teníamos con un cliente y éstos decidieron no renovarlo para lo que quedaba de año.
Es (era) un cliente con el que llevamos trabajando casi 2 años y al que le tenemos mucho cariño.
Cuando nos lo comunicaron, se abalanzaron muchos pensamientos negativos en nuestra cabeza.
De repente, nos encontramos repasando cada reunión, cada email, cada decisión que habíamos tomado para encontrar la razón.
Y la encontré.
El contexto del proyecto
Para entender un poco mejor este ejercicio, es importante tener un poco de contexto sobre el cliente:
60 miembros
200 invitados (algunos proveedores externos y otros personas del equipo que necesitaban trabajar como un miembro más en la medida de lo posible)
8 departamentos
A grosso modo, cuando entramos los problemas que debíamos resolver eran los siguientes:
Visión global: No había forma de tener una visión clara de qué hacían los equipos de forma global
Caos departamental: Cada equipo tenía su forma de trabajar con sus bases de datos propias y, con una honrosa excepción, un desorden monumental
Silos: Muy poca colaboración entre los equipos
Malas prácticas: Un espacio de Notion que no seguía casi ninguna de las best practices, las cuales son fundamentales para los equipos
Procesos fantasma: Un proceso claro de gestión de proyectos que no se trasladaba en la herramienta. Al final, cada quien hacía lo que quería.
✅ Lo que sí funcionó
Tras la auditoría inicial y habiendo escuchado a todos los líderes de equipo, nos pusimos manos a la obra y creamos un sistema centralizado que incluía:
1️⃣ Gestión de Iniciativas, Proyectos y Tareas - Todo centralizado aunque cada departamento solo viera lo correspondiente a su departamento
2️⃣ Gestión del conocimiento - Pasamos de tener documentos desperdigados y enterrados debajo de múltiples capas de páginas a una biblioteca de conocimiento centralizada
3️⃣ Espacio financiero - Centralización de la gestión de los presupuestos, órdenes de compra y proveedores
4️⃣ Visualización de datos - Gracias a los gráficos de Notion construimos análisis mucho más detallados acerca de la carga de trabajo del equipo, el volumen de proyectos por departamento…etc.
Así contado parece que se hace fácil pero créeme que cuando hablas de equipos de este tamaño y con varios departamentos, hacer este trabajo toma como mínimo un par de meses.
Una vez el sistema creado, tocó la migración que fue un auténtico horror pero que sirvió para que todos los equipos empezaran a trabajar con bases de datos limpias.
Y hasta ahora, podemos decir que las bases siguen estando bastante limpias teniendo en cuenta el volumen.
❌ Dónde la cagamos
Voy a ser claro: cometimos errores que vistos ahora con perspectiva no deberíamos haber cometido.
→ Error número 1: Presupuestar mal la adopción
Incluimos tiempo para crear el sistema, e incluso para hacer formaciones. Sin embargo, subestimamos dramáticamente el tiempo necesario para que 200 personas cambien sus hábitos de trabajo, o al menos que lo intenten.
En equipos grandes, la adopción necesita el doble de tiempo que la implementación. Incluso me atrevo a decir que es la 2ª parte más importante de todo el proyecto después de la auditoría.
Y nosotros no le dimos la importancia suficiente en el presupuesto.
→ Error número 2: No definir criterios de éxito objetivos
Nunca establecimos métricas claras de qué significaba tener una "adopción exitosa" más allá de "que la gente lo use".
En empresas de un cierto tamaño, las métricas son esenciales.
Sin números concretos, los stakeholders no pueden valorar tu trabajo de forma objetiva y, por ende, será más dificil justificar la necesidad de seguir invirtiendo.
Lo que aprendimos (y hemos cambiado)
Este proyecto ha sido como hacer un máster para nosotros. Hemos aprendido una barbaridad y creo que se está notando en estos nuevos proyectos que hemos empezado este año.
Cambios concretos en mi proceso:
Presupuestos realistas: +40% de tiempo específico para adopción en equipos +50 personas. Si tenemos que trabajar con menos clientes (nuestros presupuestos pueden ser elevados para el mercado hispano), o con clientes de otro mercado, lo haremos.
Métricas claras: % de tareas creadas vs emails enviados, frecuencia de actualización de estados, uso de la herrramienta…
Resistencia temprana: Identificar "saboteadores" en las primeras reuniones y tomar acción de inmediato, no esperar a que el pescado esté vendido.
Leadership real: Tomar las medidas necesarias para que los stakeholders favoricen la adopción del sistema. Y, si es posible, que lideren con el ejemplo.
Nuestros próximos pasos
Este proyecto ha sido como un máster para nosotros. Y todo esto, lo vamos a seguir aplicando para los nuevos proyectos que vengan.
De momento, este próximo jueves iniciamos el kick-off con un despacho de abogados de Estados Unidos con un equipo mediano de 40 personas y muy interesados en poder aplicar la IA de Notion.
Además, esta semana se une a nuestro equipo Ana Isabel. Se va a encargar más de la parte de Comunidad así que seguramente vayas a interactuar con ella si te apuntas a algunos de nuestros cursos.
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Si tienes experiencias similares con adopción de herramientas en equipos grandes, escríbeme. Es un tema apasionante del que tengo muchísimas ganas de seguir aprendiendo.
🔜 Nuevos cursos de Notion a finales de mes
Ahora sí que sí, continuamos avanzando y me está gustando mucho como está quedando todo el bloque central del Curso de Notion. Del cual aún no tenemos el nombre jeje.
Lo vamos a lanzar todo en septiembre (o quizás un pelín antes).
Por varias razones:
Queremos tener el mejor curso de Notion en español (ya lo tenemos pero aún más destacado).
Queremos que puedas aprender lo más importante en el menor tiempo posible y profundizar sobre los aspectos que tú quieras en Notion.
Notion va a lanzar 2 actualizaciones este verano que lo van a cambiar todo y queremos estar en la punta de lanza.
Queremos enseñar más casos prácticos y que puedas tener más ejercicios con los que practicar y que no sea un curso tan teórico.
👉 ¿Cómo nos puedes ayudar?
Si has pensado en comprar uno de nuestros cursos y aún no lo has hecho, contestando a este formulario que lo haces en menos de lo que canta un gallo.
👉 ¿Cómo te puedes ayudar a ti mismo/a?
Apúntandote a la Lista Insider — una nueva lista de espera que hemos creado para que puedas ser de las primeras personas que podrán apuntarse a los nuevos cursos y a un precio especial.
Nos leemos el próximo domingo (o lunes).
La adopción y gestión del cambio, menudos melones.
Recuerdo un proyecto para el banco Sabadell que los cambios técnicos nos hubieran llevado algunos meses pero conseguir que los equipos adoptarán la nueva forma de trabajo? Eso fue un trabajazo de más de 1 año.
Al ver que la cosa no cogía tracción empezamos a hacer charlas y luego formaciones adhoc a los equipos para demostrarles como iba a ahorrarse tiempo y malas prácticas. Hasta que no hicimos eso era como chocar contra muros cada semana.
Quisiera escribir sobre este tipo de cosas más. La empresa que tenemos mi prometida y yo, apenas somos 8 personas y hacer que adopten Notion, incluso poniéndolo como obligación, ha sido increíblemente difícil. Unos tips para ese proceso serían buenísimos.